prestări servicii către cetățeni

USAID

Acest Centru va contribui la sporirea calităţii şi eficienţei informării cetăţenilor şi la îmbunătăţirea prestării serviciilor publice prin implementarea unor instrumente şi practici moderne, toate într-un singur punct de acces.

Centrul reprezintă o abordare absolut nouă către procesul de prestare a serviciilor publice, unde cetăţeanul are statut de consumator (client). Astfel, fiind un consumator, cetăţeanul aşteaptă ca organele de administraţie publică locală îi vor acorda o atenţie promptă şi necesară în procesul soluţionării cererii, plîngerilor depuse de cetăţean, precum şi prestarea serviciilor necesare. Prin crearea prezentului Centru, administraţia publică a recunoscut şi conştientizează acest concept de guvernare prietenos faţă de cetăţean.

La etapa I operatorii se vor axa preponderent pe oferirea informației și concentrarea primirii cererilor, eliberării documentelor într-u singur loc, ceea ce va constitui deja o îmbunătățire semnificativă în activitatea APL prin facilitarea accesului la informație și servicii pentru cetățeni. La etapa 1 vor fi alocate următoarelor resurse:

• Amenajarea spațiului pentru CIPS (mobilă de birou).
• Dotarea cu tehnică de calcul pentru operatori (computer, scanner, telefon, imprimanta conexiune la Internet).
• Procurarea unui server de stocare a fișierelor pentru angajații primăriei (file server).
• Crearea adreselor de poștă electronică.
• Angajarea a 3 operatori.
• Desemnarea unei persoane din cadrul APL care va distribui documentele în cadrul APL.
• Desemnarea unei persoane din cadrul APL care va colecta avizele/coordonările de la serviciile desconcentrate.

Etapa II, care va consta în elaborarea unui sistem informațional integrat al primăriei, alcătuit din soluții tehnice și de program. În urma analizei soluțiilor informatice existente pe piață și a celor oferite de Guvern prin intermediul Centrului de Guvernare Electronică, la baza sistemului informațional integrat al primăriei va sta Registrul Electronic al Serviciilor Locale (RESL) și Sistemul de Eliberarea Actelor Permisive (SEAP). Aceste sisteme vor acoperi întregul ciclu de circuit al documentelor și a informației începînd cu depunerea cererilor pentru obținerea serviciilor, prestarea serviciilor, circuitul documentelor atît în cadrul primăriei cît și comunicarea și schimb de informație cu serviciile desconcentrate pînă la încheierea ciclului prin arhivarea documentelor.RESL și SEAP vor funcționa de pe platforma M-Cloud oferită de către CGE.

La etapa 2 vor fi alocate următoarelor resurse:

• Desemnarea unei persoane din partea APL pentru gestionarea sistemului informațional integrat și configurarea fluxurilor de lucru.
• Procurarea și reînnoirea semnăturilor electronice pentru angajații primăriei.

*În cazul utilizării sistemului informațional integrat de către serviciile desconcentrate, va fi necesară procurarea semnăturilor electronice pentru reprezentanții serviciilor desconcentrate.

Pot fi identificate următoarele obiective ale Centrului, care corespund problemelor şi a situaţiei curente identificate:

1. Oferirea informației despre responsabilitățile și competențele APL și prestarea serviciilor publice clienţilor într-un mod calitativ și profesionist.
2. Prestarea serviciilor într-un singur punct de acces, recepţie şi eliberare a documentelor şi actelor aferente serviciilor prestate.
3. Reducerea costurilor directe și indirecte ale APL dar și a clienților care apelează la serviciile publice.
4. Îmbunătățirea comunicării cu cetățenii, pentru a contribui la mărirea nivelului de satisfacție și transparenței în activitatea APL.
5. Facilitarea cooperării electronice între APL, instituțiile centrale și desconcentrate

Ca rezultat al implementării şi realizării obiectivelor Centrului, pot fi atinse următoarele avantaje ale Centrului:

1. pentru clienţii Centrului:

1. accesul ușor la informațiile privind serviciile publice prestate de APL;
2. solicitarea și obținerea serviciilor într-un singur punct;
3. minimizarea numărului de documente necesar pentru obținerea serviciilor;
4. clarificarea procedurilor pentru obținerea de avize, certificate și alte documente emise de Primărie;
5. orientarea spre alte instituții sau oferirea asistenței în rezolvarea problemelor care nu țin de competența Primăriei;
6. folosirea formularelor tip șiminimizarea timpului pentru perfectarea cererilor;
7. facilitarea accesului la serviciile publice oferite de autoritățile publice centrale;
8. minimizarea timpului pentru obținerea serviciilor publice;
9. efectuarea plăților pentru servicii într-un singur punct;

1. pentru primărie:

1. minimizarea interacțiunii fizice a angajaților primăriei cu beneficiarii serviciilor publice;
2. optimizarea circuitului de informații și documente în cadrul APL;
3. optimizarea interacțiunii cu serviciile desconcentrate implicate în prestarea serviciilor APL;
4. evidența și gestionarea unificată a documentelor de intrare, de ieșire și a actelor permisive eliberate de către APL;
5. optimizarea gestiunii instituțiilor subordonate APL;
6. imagine mai bună a activității APL;
7. personalul calificat al APL se va putea focusa pe executarea sarcinilor complexe de profil fără a fi distrași de către cetățeni cu solicitări și întrebări simple ce nu țin de responsabilitățile nemijlocite ale acestora;
8. standardizarea proceselor în cadrul APL;
9. minimizarea circuitului de documente pe suport de hârtie;
10. folosirea formularelor tip, care pot fi mai ușor procesate și înregistrate.

Suplimentar la obiectivele de bază ale CIPS, următoarele obiective specifice se propun a fi realizate prin crearea CIPS:

1. asigurarea accesului cetățenilor gratuit si permanent la informații publice referitoare la activitatea APL, inclusiv în domeniul prestării serviciilor publice;
2. facilitarea participării directe a cetățenilor la procesul decizional la nivelul administrației publice locale, asigurînd primirea sugestiilor și sesizărilor cetățenilor cu privire la planuri și proiecte noi pe care Primăria intenționează sa le dezvolte;
3. oferirea unui spațiu consultativ pentru depunerea cererilor pentru obținerea avizelor, aprobărilor și documentelor din sfera de competență a Primăriei, precum și cereri, plîngeri, reclamații, privind activitatea primăriei și eliberează răspunsuri referitoare la acestea în termenele prevăzute de lege;
4. diminuarea timpului și efortului suportat de cetățean rezolvării unei probleme personale sau comune unui grup;
5. prestarea tuturor serviciilor locale într-un singur loc atît ca un loc unic de depunere actelor necesare obţinerii serviciului, cît şi ca un loc de obţinere a serviciului respectiv;
6. micșorarea setului de documente solicitate pentru obținerea serviciilor publice;
7. micşorarea timpului de aşteptare a serviciului solicitat;
8. micşorarea numărului de vizite pentru obţinerea serviciului;
9. reducerea timpului utilizat de funcţionarii APL pentru informarea beneficiarilor serviciilor publice privind condiţiile de prestare a serviciilor;
10. diversificarea numărului de servicii publice prestate de primărie (i.e. delegarea unor funcții ale altor autorități pentru a fi prestate de APL);
11. mărirea încrederii cetățenilor în APL.